Segnalazione atti illeciti

Le procedure di whistleblowing incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall'organizzazione o per conto dell'organizzazione.

Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto ampio. La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui segnalino una
condotta illecita relativa all’ente

Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura:

• dipendenti;
• collaboratori;
• fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi;
• liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi;
• volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
• azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza;
• ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza;
• soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato.

L’ente mette a disposizione delle persone segnalanti canali diversi per le segnalazioni di violazioni ai sensi della presente procedura. In particolare, è possibile effettuare segnalazioni in forma orale e in forma scritta.

Per quanto riguarda le segnalazioni in forma scritta, l’ente mette a disposizione una piattaforma informatica crittografata: questo strumento garantisce, da un punto di vista tecnologico, la riservatezza della persona segnalante, dei soggetti menzionati nella segnalazione e del contenuto della stessa.

Sulla piattaforma è caricato un questionario che guida la persona segnalante nel percorso di segnalazione attraverso domande aperte e chiuse, di cui alcune obbligatorie. È anche possibile allegare documenti alla segnalazione. Al termine della segnalazione la persona segnalante riceve un codice univoco di 16 cifre, con il quale può accedere alla segnalazione e dialogare in maniera bidirezionale con il soggetto ricevente, scambiare messaggi e inviare nuove informazioni. Tutte le informazioni contenute sulla piattaforma sono crittografate e possono essere lette solo da soggetti
abilitati alla ricezione della segnalazione.

Non è possibile gestire altre segnalazioni ricevute in forma scritta. Qualora queste fossero inviate, il soggetto ricevente, ove possibile, inviterà la persona segnalante a presentare nuovamente la segnalazione tramite la piattaforma informatica.

Per le segnalazioni in forma orale, invitiamo la persona segnalante a contattare il soggetto ricevente, richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale. Le segnalazioni in forma orale vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato dalla persona segnalante, affinché sia processato. È opportuno ricordare che le segnalazioni in forma orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate tramite piattaforma crittografata.

Per garantire l'efficacia delle verifiche e delle procedure conseguenti, è fondamentale che la segnalazione sia il più possibile dettagliata. In particolare, è necessario fornire:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto;
• una descrizione accurata dell'evento o della situazione segnalata;
• elementi utili per identificare il soggetto a cui attribuire la responsabilità.

In aggiunta, è consigliabile allegare eventuali documenti che possano supportare la fondatezza dei fatti riportati e indicare altri soggetti che potrebbero essere a conoscenza degli eventi descritti.